Wie funktioniert Batch-Work und wie du dadurch in kürzester Zeit mehr erledigen kannst.
Als Kreativer oder Online-Unternehmer fällt es dir bestimmt oft schwer, die täglichen Aufgaben zu erledigen. Das führt dazu, dass du dich oft frustriert und überfordert fühlst, was leider zu Erschöpfung oder Burnout führen kann.
Oft sind wir überfordert durch das Multitasking (was wir Frauen immer denken perfektioniert zu haben) oder die Ablenkung durch WhatsApp Nachrichten, Kinder, Haustiere usw. Ich verstehe das zu gut – es ist sehr schwer, ein Projekt ohne Unterbrechung durchzuziehen und zu beenden! Aber ein strategischer Wochenplan kann dir dabei helfen, deinen Flow zu finden, ohne dass du unbedingt länger arbeiten musst. Wahrscheinlich kannst du sogar etwas Zeit von deinem Arbeitstag einsparen, wenn du Batch-Work betreibst und im Voraus planst.
Was ist Batching und warum ist es wichtig?
Batching bedeutet, dass du deine Arbeit für bestimmte Aufgaben planst und eine feste Zeit für die Bearbeitung dieser Aufgaben festlegst. So kannst du zum Beispiel zwei Stunden pro Woche für Social Media und einei Stunde für das Schreiben von Marketinginhalten einplanen.
Ein Schlüsselelement bei der Aufteilung der Arbeit ist die Vermeidung von Unterbrechungen, damit du dich wirklich auf die Aufgabe in der zugewiesenen Zeit konzentrieren kannst. Viele Kreative wenden die berühmte Pomodoro-Technik an. Bei dieser Technik stellt man sich einen Timer für 25 Minuten und arbeitet in dieser Zeit ohne Unterbrechung.
Der Grund, warum diese einfache Technik funktioniert, ist, dass das Gehirn im Allgemeinen eine gewisse Zeit braucht, um zwischen den Aufgaben zu wechseln. Jedes Mal, wenn du „Multitasking“ betreibst, unterbrichst du eigentlich nur einen Gedankenprozess und beginnst einen neuen. Um dies zu verhindern, hilft es, für einen bestimmten Zeitraum an einer einzigen Sache zu arbeiten, um sich auf diese Weise zu konzentrieren.
Um die Pomodoro-Technik anzuwenden, eignet sich der Timer deines Smartphones hervorragend. Du kannst auch deinen Küchentimer verwenden – daher der Name – oder eine App herunterladen, die speziell für diesen Zweck geeignet ist, wie z. B. Pomodor.
3 Möglichkeiten, die Arbeit zu batchen und deine Produktivität zu steigern
FINDE DEINE ARBEITSTHEMEN UND PLANE DEINE WOCHE DAMIT
Wenn es dir wie mir geht, hast du meist wöchentlich die gleichen oder ähnliche Projekte zu erledigen. Das macht es einfach, einen Arbeitsablauf zu erstellen, den du wiederholen kannst, um eine wöchentliche Routine aufzubauen.
Um deine Arbeit zu batchen, ist es hilfreich, ähnliche Aufgaben zu batchen und zur gleichen Zeit zu bearbeiten. Auf diese Weise vermeidest du es, dich bei Software oder Programmen an- und abzumelden. Und du kannst deine kreative oder analytische Seite ausleben. Außerdem vermeidest du auf diese Weise Prokrastination (extremes Aufschieben der einzelnen Aufgaben). Für jede Aufgabe gibt es eine feste Zeit, und du musst nicht mehr raten, was du wann tun sollst.
Je nachdem, was du bevorzugst, kannst du deine Woche wie folgt planen:
Lege dir für jede Aufgabe einen festen Tag fest. Zum Beispiel ist der Montag für Berichte vorgesehen, der Dienstag für interne Aufgaben. Mittwoch und Donnerstag sind für Kundenprojekte und Besprechungen vorgesehen, und freitags für die Planung.
Teile deinen Tag in Blöcke ein und nicht in eine Woche. Lege dir morgens 2-3 Stunden für die Kommunikation fest, um E-Mails zu beantworten und Anrufe zu planen. Der Nachmittag könnte in zwei Blöcke aufgeteilt werden, die jeweils dem internen Marketing und der Kundenarbeit gewidmet sind.
Wenn du mit mehreren Kunden arbeitest, solltest du jedem Kunden einen festen Zeitblock (oder sogar einen festen Tag) zuweisen, um die Kommunikation zu standardisieren und das Rätselraten aus deinem Arbeitstag zu entfernen. Auf diese Weise bringst du deine Projekte um ein gutes Stück weiter.
ÜBERLEGE, WANN DU AM EFFIZIENTESTEN ODER KREATIVSTEN BIST – UND PLANE ENTSPRECHEND.
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Aufteilung der Arbeit darum, die besten Zeiten für die einzelnen Aufgaben zu finden – und entsprechend zu planen. Wenn du morgens am kreativsten bist, warum solltest du dann die ersten Stunden mit der Beantwortung von E-Mails verbringen, anstatt an Design- oder Coachingprojekten zu arbeiten?
Wenn du eine Nachteule bist, ist es auch in Ordnung, lange aufzubleiben, wenn du auf diese Weise besser arbeiten kannst. Als Kreativer oder Geschäftsinhaber musst du deine eigenen Regeln aufstellen.
Nutze unproduktive Zeiten oder Zeiten, in denen du weißt, dass du nicht so gut drauf bist, um an einfacheren, automatischeren Aufgaben zu arbeiten, wie dem Beantworten von E-Mails oder der Interaktion auf Social Media oder in Netzwerkgruppen. Das beugt Erschöpfung vor und sorgt dafür, dass du arbeit leistest die für deinen Ablauf perfekt ist.
BLOCKIERE DIR DIE ZEIT IN DIENEM KALENDER UND/ODER STELLEN DIR EINEN TIMER
Ein Schlüsselelement beim batchen von Arbeit ist es, die Zeit für jede Aufgabe zu blockieren und Unterbrechungen von außen auszuschließen. Dazu kannst du etwas so Einfaches wie Google Calendar verwenden, um deine Woche zu planen und jede Aufgabe eine bestimmte Zeit zuzuweisen.
EIN EINBLICK IN MEINEN ABLAUF: Wenn du natürlich kleine Kinder (oder auch größere) daheim hast, geht das nicht so einfach.
Mein Ablauf sieht so aus:
– Vormittags ist Zeit fürs Business und für Termine
- Nachmittags ist Zeit mit den Kindern (hatte ich mir eine lange Zeit nicht gegeben aber ist so wahnsinnig wertvoll sich wirklich ZEIT zu nehmen)
- Abends it´s Time to Work für kreative Projekte – Team Nachteule
Mit der Zeit habe ich festgestellt, dass mein Problem mit Aufgabenlisten darin bestand, dass ich zwar wusste, was zu tun war. Aber ich verbrachte viel Zeit damit, die Liste zu ordnen und herauszufinden, was zu tun war, anstatt tatsächlich etwas zu tun. Das war ein großer Zeitfresser. Stattdessen begann ich, die Projektdetails in Kalenderereignisse einzutragen. Auf diese Weise weiß ich jetzt, wann ich etwas anfangen muss, ohne weiter raten zu müssen – oder etwas zu vergessen.
Lege für den Anfang einfach einen 2-Stunden-Block (oder eine beliebige Dauer) für Kunde A fest und arbeite je nach Bedarf entweder an einer wiederkehrenden Aufgabe oder einem einmaligen Projekt. Da du aber weißt, dass diese zwei Stunden für Kunde A bestimmt sind, kannst du leicht vorausplanen.
BONUSTIPP: ARBEIT AUSLAGERN ODER DELEGIEREN!
Als Online-Unternehmer füllt man seine To-Do-Liste leicht mit Aufgaben, die man wahrscheinlich immer wieder aufschieben wird. Das liegt oft daran, dass du dein Budget einhalten musst und das Selbermachen von Dingen die günstigste Lösung zu sein scheint. Aber wenn du versuchst, alles in deinem Unternehmen selbst zu machen, kann dich das teuer zu stehen kommen. Das gilt vor allem für Aufgaben, die außerhalb deiner Komfortzone liegen oder die automatisiert werden können.
Bei Aufgaben, die nicht zu deiner Kernkompetenzen gehören, empfehle ich dir, einen Profi zu engagieren. Je nach Bedarf kannst du auch mit Subunternehmern oder Assistenten arbeiten. Als Webdesign-Agentur habe ich es mit vielen Menschen zu tun, die versucht haben, ihre Website selbst zu erstellen, und dabei endlose Stunden vergeudet haben, bis sie schließlich in den sauren Apfel gebissen und mich beauftragt haben.
Wenn du mich fragst, ob du selbst Hand anlegen oder einen Auftragnehmer oder Dienstleister beauftragen sollst, frage dich, wie lange es wirklich dauern kann, die Website selbst zu erstellen – und wie sich das auf andere Arbeiten auswirkt, die du derweilen nicht erledigen kannst. Wenn du dadurch von der Arbeit (und dem Geld) deiner Kunden abgelenkt wirst, ist es wahrscheinlich besser, jemanden damit zu beauftragen.
Wenn es dir wie mir geht, bist du wahrscheinlich Freiberufler oder Online-Unternehmer geworden, weil du die Freiheit und Flexibilität dieser Arbeitsweise brauchst. Aber unorganisierte Zeitpläne und Aufgabenlisten können zu einem endlosen Kaninchenbau werden, der dich noch länger an deinen Schreibtisch fesselt, als wenn du ein Angestellter bist. Schließlich kann man beim 9 to 5-Arbeitsplatz sagen, wann Schluss ist.
Als Online-Unternehmer liegt es an dir, diese Grenzen zu setzen und deine Zeit effizient zu verwalten. Wenn du deine Arbeit aufteilst, verbringst du weniger Zeit damit, von einer Sache zur nächsten zu springen, und hast mehr Zeit für das, was du liebst.
Bei mir ist das meine Familie und meine Tiere (was ja auch Familie ist).
